Comment vous passer des rapports et comités de gestions mensuels? Comment évoluer vers plus d’agilité, de démarche participative ? Je vous donne des pistes pour gérer votre entreprise (ou votre secteur) selon les meilleures pratiques d’excellence opérationnelle.
Vous avez décidé de transformer votre organisation. Vos gestionnaires ont appris à gérer de façon participative et vous avez formé les équipes à la résolution de problèmes. Ainsi, vos équipes prennent maintenant des décisions au quotidien. Enfin, vous utilisez plusieurs outils pour améliorer votre performance. Vous trouvez que le tout manque de cohérence et voulez gérer efficacement. Vos équipes sont plus efficaces, c’Est à votre tour de le devenir!
Nous ne pouvons pas devenir ce que nous voulons en restant ce que nous sommes.
Max DePree (1924 – 2017) chef d’entreprise américain
C’est la visite du bureau de Tony Whale, directeur de Concision, Christchurch, New Zealand, qui m’a inspiré cet article. Vous trouverez son témoignage sur l’utilisation qu’il en fait tout au long de l’article. Concision produit des panneaux préfabriqués pour la construction de bâtiments.
Comment piloter un navire ?
La Capitaine sait où elle va. C’est l’équivalent du Hoshin, ou du plan stratégique de l’organisation. Bien que la destination finale soit assez lointaine, elle oriente les décisions. La Capitaine ne choisit pas la route la plus courte, mais la plus efficace. Ainsi, elle choisit quels tempêtes ou icebergs éviter.
Elle sait où il est. Ce sont vos tableaux de bord et vos indicateurs. Autrefois, la Capitaine utilisait les étoiles, une boussole et un quadrant pour se positionner. Maintenant, elle consulte des radars, des prévisions météorologiques. Elle a ainsi une meilleure connaissance de sa position et des conditions de navigation. Les décisions sont plus faciles à prendre, mais reposent sur sa connaissance de la situation actuelle et son expérience.
Enfin elle décide ce qu’elle fait. Ce sont vos plans d’action, vos décisions : planification de la main-d’œuvre, lancement de projet, etc.. La Capitaine donne des consignes à l’équipage sur la vitesse, la direction à pendre, les voiles à sortir ou ranger. Enfin, elle consigne ses décisions sur une carte ou dans son journal de bord.
Comment gérer efficacement une entreprise ou un secteur ?
En m’appuyant sur les concepts d’excellence opérationnelle, je vous propose d’utiliser la méthodologie de base : le PDCA.
Quand on pratique l’excellence opérationnelle, la transparence est un des facteurs clés de succès. Votre méthode de gestion doit donc être connue et vos indicateurs affichés. Tout membre du personnel doit pouvoir avoir accès à l’information. Tout comme un membre de l’équipage peut voir la carte et la progression du navire, vos équipes doivent se situer dans la réalisation de votre mission.
J’ai choisi de dédier chacun des murs de mon bureau à une étape du PDCA. Ainsi selon le mur que je regarde, je visualise l’état souhaité (plan : commandes à livrer), l’état actuel (do : actions en cours et check : les tableaux de bord) et enfin les décisions (act : correctifs et suivis). Je suis la performance sur cinq grands thèmes : les couts, la sécurité, la charge de travail, la qualité et la livraison.
Chacune des étapes du PDCA peut donner lieu à une rencontre hebdomadaire de 10 à 20 minutes, ce qui fait un total d’environ une heure de rencontre par semaine. Ces rencontres remplacent les comités de gestion et les rapports mensuels de la performance.
Plan/Planifier
Quelle est votre charge de travail pour les prochains mois ? Quel est votre plan directeur ? C’est dans cette section que vous viendrez documenter vos prévisions. C’est donc la place pour le Hoshin et votre gestion dynamique de projets. Vous pouvez y ajouter la vision et mission de l’entreprise, afin de vous rappeler la direction à suivre.
J’utilise un tableau effaçable avec les commandes prévues cette semaine, ce mois et ce trimestre. Je mets à jour mon tableau lors d’une rencontre hebdomadaire avec mon équipe. Nous y discutons des commandes et de la charge de travail à venir.
Do / Agir
C’est sans doute le tableau le plus simple à installer et le plus compliqué à faire vivre. Si vous avez déjà lancé une réunion hebdomadaire de type « scrum », alors c’est ce que vous allez placer ici. Vous pouvez utiliser le principe du Kanban.
Le principe est simple : chacun des membres de l’équipe inscrit ses actions pour les 2 prochaines semaines. En pratique, c’est autre chose…
Il faut limiter le nombre d’actions entre 3 et 5 par personne, sinon, le tableau devient illisible. Il faut se discipliner à indiquer des actions qui ont une portée de 1 à 2 semaines. Vous devez donc aider votre équipe à découper ses tâches en livrables.
Ensuite il faut documenter ce qui est de l’ordre du projet ou de la réalisation du plan. Saisir sa feuille de temps, ou faire une rencontre de suivi ne devrait pas figurer dans ce tableau. Ce sont des actions récurrentes, presque opérationnelles. Quels sont les projets ou activités que vous pilotez pour livrer ce que vous avez prévu dans « plan »?
J’organise une rencontre hebdomadaire avec mon équipe pour discuter des actions qu’ils prennent autour des 5 thèmes que je suis. J’utilise une combinaison de tableau effaçable et documents Excel que mon équipe complète avant la rencontre.
Check / Vérifier
C’est la partie préférée de tous : les chiffres, les données, les graphiques, les tendances… Pour en savoir plus sur la gestion d’un tableau d’indicateurs, c’est ici…
Comment sont nos résultats, est-ce que nous atteignons, dépassons nos résultats? Cette discussion ne devrait pas durer plus 10 ou 15 minutes par semaine.
Tout sujet qui nécessite un approfondissement est discuté en dehors de la rencontre hebdomadaire, avec les personnes concernées uniquement. C’est efficace pour tout le monde, et des données complémentaires peuvent être préparées pour cette rencontre. Des spécialistes (du bureau ou du terrain) peuvent aussi y participer.
J’utilise les données pour animer les discussions. J’utilise les 5 Pourquoi pour aller chercher les causes racines. Je ne veux pas des indicateurs au vert, mais des indicateurs qui me guident dans la prise de décision.
Act / Suivre
Enfin, comme la Capitaine, vous documentez vos décisions. C’est votre journal de bord. Bien plus que la mémoire de l’organisation, les décisions sont enregistrées pour consultation future, dans un objectif d’apprentissage. Vous notez également dans cette section les suivis. En effet, ces actions prennent en général plus de deux semaines, ou doivent être réalisées à une date ultérieure. De cette façon, vous gardez votre section « Do » la plus dynamique possible.
Je m’aperçois que la compréhension du pourquoi est l’aspect le plus important. Quand le 5 S n’est pas bien fait, c’est souvent car la personne pense qu’elle doit faire le ménage. Les 5 S n’ont rien à voir avec le ménage. Alors je note dans mes suivis des actions de formation et de création de sens.
Le secret pour gérer efficacement son organisation
La puissance de ce modèle réside dans la cascade/escalade. En effet, en synchronisant les différents types de rencontres entre la gestion et le plancher, vous pouvez partager rapidement l’information et atteindre les sommets de la performance.