Ces derniers mois, plusieurs personnes m’ont fait part de leur frustration de ne pas réussir à tout faire et à prioriser leurs dossiers. J’ai vécu la même chose dans le passé. Comme tout être humain, je suis victime de la dispersion au travail. Glorifiée sous l’appellation multitâche, cette pratique, révolutionnaire pour les machines, ne l’est pas pour les humains. Je vous explique comment le manque de focus nuit à votre efficacité.
Et si je rénovais une maison ?
Pour que vous compreniez, je vais m’appuyer sur un exemple très concret. Imaginons que vous veniez d’hériter d’une maison à retaper, accompagnée d’un bon budget. Il y a tout à refaire pour pouvoir profiter de cette maison. Alors, vous demandez deux mois de congés et vous vous lancez : rénovation de la cuisine, de la salle de bain, ponçage des parquets, arrachage des papiers peints.
Au bout de deux mois, l’électricien a changé le tableau et les prises, vous avez peint deux pièces et les volets. Mais vous avez du mal à voir vos progrès. Car la maison est un chantier qui semble infini. Vous ne voyez pas plus le bout des travaux, que la fin de vos dossiers au bureau. Pourtant vous travaillez fort et ne prenez pas de repos. Vous êtes un modèle du multitâche, qui passe d’une activité à l’autre dès qu’il y a de l’attente.
Ajoutons des ressources pour finir le travail
Testons une variante de cette histoire. Vous, votre frère et votre sœur avez hérité de la maison familiale. Abandonnée par vos parents depuis quelques années, il y a de gros travaux à prévoir, mais ils vous ont aussi laissé un pécule. Avec les conjoints, quelques amis et vos adolescents, vous décidez de passer votre été à la réparer : 3 semaines et 15 personnes motivées. Ça ressemble au titre d’une bonne série vidéo.
Pour que tout se passe bien, vous discutez avec votre frère et votre sœur du plan de travail et de ce que vous voulez accomplir en trois semaines. Après de longues discussions sur le minimum pour que la maison soit viable, vous vous retrouvez avec une liste de 10 projets.
Le chantier avance bien, mais au bout de 3 semaines, même constat : les 10 projets sont commencés, mais rien n’est vraiment fini. La cuisine et la salle de bain sont inutilisables et les gouttières gouttent toujours. Pourtant vous aviez le même objectif de pouvoir utiliser la maison… Votre équipe était motivée, compétente, vous aviez des points d’avancement régulier et votre échéancier était réaliste.
En quoi le multitâche dilue nos efforts ?
Notre cerveau peut difficilement faire plus d’une chose à la fois. Alors quand on fait plusieurs choses en même temps, on les fait en fait à la suite les unes des autres. Nous n’avons quatre processeurs dans le cerveau. En tout cas, pas pour effectuer des tâches complexes. Nos efforts sont donc dilués avec le multitâche.
Diluer les efforts augmente le délai de livraison
C’est mathématique. À capacité égale, si je lance plus de projets en même temps, il me faudra plus de temps pour les finir. Prenons un exemple simple : trois projets avec un mois d’effort pour chacun. Si je le lance en même temps, il me faudra trois mois pour finir les trois projets. Si je les fais l’un après l’autre, alors le premier projet sera livré après un mois, le deuxième après deux mois et le troisième après trois mois.
Vous ne pouvez rien faire contre ce principe. Le mode de travail monotâche livre plus vite que le multitâche. C’est la base de l’agilité : livrer fréquemment des produits finis. Avec le projet 1 finalisé, j’ai de la valeur. Dans ma maison, j’ai une pièce rénovée, je peux cuisiner par exemple.
Pour être plus rapide, il faut ajouter des ressources. Quand vous avez des tâches qui peuvent être faites en parallèle, ça aide, mais ce n’est pas toujours le cas. Si vous pouvez avoir un peintre dans chaque pièce, vous ne pouvez pas en avoir 10 dans une pièce de 5m2.
Diluer les efforts réduit l’efficacité
Malheureusement, l’interruption d’une tâche rallonge la durée de la tâche. Que ce soit une micro-interruption (notification, question rapide d’une collègue) ou une longue interruption, notre cerveau aura des efforts à faire pour se remettre au travail.
Nous l’avons tous vécu quand nous allons quelque part, que notre regard s’arrête sur un objet et nous nous retrouvons à faire autre chose, oubliant complètement notre premier objectif. Ces quêtes parallèles sont notre quotidien. Les interruptions peuvent être simplement des éléments de notre environnement.
Plus vous avez de dossiers en parallèle, plus il y a de probabilité qu’une personne vous interrompe pour chaque dossier. Le graphique est donc différent, car le temps requis pour se concentrer augmente la charge de travail totale.
Le multitâche devient clairement moins efficace que le monotâche.
Comment se concentrer sur un seul projet à la fois ?
Le focus est une denrée rare au XXIe siècle. Notre cerveau est nourri de gratifications instantanées, bien plus faciles à obtenir. Mais voici une méthode efficace pour y parvenir.
1. Mettez en place un kanban : un maximum de projets ou de dossiers que vous traitez en parallèle. Je conseille 3 projets en parallèle, avec un maximum de 5. L’idée est de profiter des attentes de l’un pour faire avancer un autre.
2. Allouez du temps pour vos projets. Gardez du temps pour les tâches courantes, telles que traiter vos courriels ou les demandes imprévues. Pour rester en contrôle de son temps, il faut prévoir les imprévus.
3. Coupez les notifications (de vos appareils et vos collègues) le temps que vous finissiez votre tâche. Préparez-vous à être efficace, selon ce qui fonctionne pour vous, mettez-vous de la musique, isolez-vous, mettez un chronomètre.
4. Visualiser les projets en cours et le travail accompli. Nous oublions de célébrer les succès, aussi minimes soient-ils. Nos applications nous récompensent pour des broutilles. Célébrez votre avancement !
Combien de projets menez-vous de front en ce moment ?