La prochaine fois que vous sortez vos crayons et posts-it, posez-vous la question: Pourquoi je dessine un diagramme? À quoi et à qui servira-t-il ? Vous pourrez ainsi choisir de suivre (ou non) une norme et éviter perdre votre temps en faisant bon du premier coup ! Un brouillon est toujours utile, mais ne doit pas prendre trop de temps.
Une image vaut mille mots, certes, mais quelle image dessiner? J’ai réalisé de nombreux schémas et diagrammes au cours de ma vie professionnelle. On me demande souvent comment je choisi le type de diagramme à présenter. Il est vrai qu’il existe de nombreuses normes et nomenclatures. La première question à se poser est : technique ou fonctionnel ? Ensuite, il est possible de choisir plus précisément la norme à suivre.
Bien que ce soit une question fondamentale, elle est souvent oubliée. Le choix se porte sur la norme la plus utilisée ou connue dans l’organisation ou par la personne qui dessine, sans s’assurer qu’elle est la plus adéquate. Pire encore, le dessin commence, sans vraiment y penser. Dans la majorité des cas, il faudra alors recommencer.
Alors un diagramme fonctionnel ou technique?
Quand vous décidez de dessiner, c’est pour une (ou plusieurs) raison(s). En règle générale, si vous voulez comprendre (ou faire comprendre) un système, un service ou un produit, c’est le diagramme fonctionnel qui est le plus efficace. Si vous êtes à une étape de programmation, d’industrialisation ou de production, vous avez besoin d’un diagramme technique. Le diagramme fonctionnel est un outil de communication, pour qu’un expert dans un domaine partage avec des non-experts. A contrario, le diagramme technique est un outil de travail entre professionnels d’un même secteur ou domaine.
Le diagramme fonctionnel
Il priorise la compréhension. Il peut donc simplifier, voir omettre certains aspects au profit d’une vue plus globale. Les exceptions sont rarement documentées. Les échelles ne sont pas toujours respectées, qu’elles soient de temps ou d’espace.
Par exemple, un diagramme de flux peut avoir des cases qui représentent des activités de quelques minutes ou de plusieurs heures dans le même dessin pour simplifier tout en mettant l’accent sur ce que vous voulez expliquer.
Un diagramme fonctionnel est généralement compréhensible par les personnes qui sont dans le contexte. Elles connaissent le vocabulaire de l’organisation ainsi que l’environnement immédiat.
Le diagramme technique
Il est en général plus complexe, il inclut des informations techniques, non compréhensibles pour les néophytes. Il peut par contre être compris par d’autres professionnels du même domaine dans d’autres secteurs d’activités ou zones géographiques. En ce sens, il est plus universel. Il peut servir de base contractuelle à la réalisation, car il documente le fonctionnement et les exceptions.
Dans le secteur du bâtiment par exemple, les vues 3D ainsi que les plans avec les meubles sont des diagrammes fonctionnels. Ils aident les clients ou partenaires à comprendre le concept, et avoir une vue d’ensemble. A contrario, les plans d’exécutions contiennent des informations et mesures qui ne sont utiles qu’aux maçons, plombiers et électriciens.
Quelques exemples de normes pour réaliser des diagrammes
Le diagramme technique le plus connu est le BPMN (Business Process Model and Notation). Selon vos besoins, vous pourriez également rencontrer le VSM (Value Stream Mapping), le Service Blueprint, la norme UML, les Réseaux de Petri ou Gantt, qui sont également des diagrammes techniques.
Le diagramme fonctionnel par excellence est le diagramme de flux. Toutefois, tous les diagrammes techniques peuvent devenir une base ou une inspiration pour créer des diagrammes fonctionnels. La norme sera respectée en partie, délaissant la rigueur au profit de la compréhension.
L’adaptation d’un diagramme technique en fonctionnel la plus courante est celle de BPMN. Les couloirs sont utilisés, mais les utilisateurs omettent les nombreux symboles et codes et se contentent des rectangles et losanges. C’est un diagramme de flux amélioré, pour faciliter la compréhension.