Le temps, tout le monde en manque, pourtant, nous sommes tous égaux et nous avons 24 heures dans nos journées. Pourquoi certains semblent en faire plus dans leurs 24 heures que d’autres ? Plusieurs collègues me disent : mais comment trouves-tu le temps de faire tout ça ? Ce n’est pas seulement une question d’organisation. Plusieurs lois scientifiques existent et expliquent cette dilatation du temps selon les individus. Je vous propose d’en étudier quelques-unes, pour que vous ayez, vous aussi, « plus » de temps.
En gestion du temps, il faut connaître son principal ennemi. Et ce n’est pas l’horloge, mais soi-même. Bien se connaitre (et bien connaitre ses interlocuteurs) vous aidera à (re)prendre le contrôle de votre temps.
Loi de Weinberg – calcul de la durée d’une activité
Pour savoir combien de temps prendra la réalisation d’une tâche ou d’un projet, faites votre estimation la plus fiable (en minutes, heures, jours ou semaines), ajoutez un, multipliez par deux et arrondissez à la dizaine supérieure.
Ce que cette loi démontre c’est qu’il quasiment impossible de déterminer, de façon méthodique et répétitive le temps requis par une tâche. Cela s’applique uniquement pour les humains, les machines ont des temps standards de traitement. Mais nous sommes très différents des machines et traitons des tâches bien plus complexes. La qualité de l’évaluation repose sur l’expérience du planificateur. Voici quelques éléments à considérer lorsque vous voulez évaluer la durée d’un travail.
- Tâche à effectuer : quelles sont les variables qui ont changé ? Attardez-vous sur la portée : ajout ou retrait d’un ou plusieurs éléments par exemple.
- Responsable : chacun travaille différemment, la même tâche effectuée par deux personnes ne prendra pas le même temps.
- Partie prenante : même chose, pour la même tâche, si je travaille avec d’autres personnes, je n’aurais pas le même délai de réalisation.
- Contexte : les lois, procédures, paradigme ont-ils changés ? Ils peuvent accélérer ou ralentir le travail.
Loi de Golub – impact de la planification sur la durée totale d’un projet
Un projet bien planifié prendra trois fois plus de temps que prévu pour son achèvement, un projet soigneusement planifié prendra seulement deux fois le temps prévu.
Étant donné qu’il est quasiment impossible d’évaluer la durée de chaque activité, il est impossible de connaitre la durée totale du projet. Il faut toutefois faire un effort de planification. En effet, même si vous vous trompez sur l’estimation des tâches, comme vous allez estimer beaucoup de tâches, en moyenne, les erreurs devraient s’annuler. Pour cela il faut être réaliste. Les optimistes seront soumises à la loi ci-dessus et les pessimistes feront de la surqualité et seront soumises à la loi de Parkison. En effet, il n’est pas possible de terminer un projet deux ou trois plus vite que prévu.
Loi de Parkinson – dilatation du temps requis
Le travail s’étale de façon à occuper le temps disponible pour son achèvement.
Pour la même tâche, si je vous accorde une heure, vous allez me fournir ce que vous êtes capable de faire en une heure, si je vous en accorde dix, vous me fournirez sans doute un meilleur livrable, mais sera-t-il dix fois supérieur au premier ? Pas sûre.
Cette loi s’applique particulièrement bien avec le principe de Pareto. Plus vous avez de temps pour réaliser quelque chose, plus vous allez en prendre. La nature a horreur du vide et nous remplissons notre temps autant que sacs à main. C’est le risque principal de sur qualité qui touche tant de monde.
Loi de Murphy – certitude du pire scénario
La tartine retombera toujours du côté de la confiture. Donc s’il existe une façon de faire planter un système, alors celui-ci plantera inévitablement.
Les imprévus font partie de la vie, il faut donc se ménager du temps pour les gérer. En appliquant la loi de Parkinson, cela signifie que vous devriez vous garder du temps pour les imprévus. Si j’ai 10 heures pour réaliser un travail, je devrais le prévoir en 9 heures, pour me garder une heure de gestion d’imprévus, ils vont arriver, autant les prévoir tout de suite !
Loi de Fraisse – distorsion subjective du temps
Les activités que vous aimez le moins prennent toujours plus de temps que les activités agréables.
C’est purement subjectif, car des observations ont montré que c’était plutôt l’inverse, mais la procrastination aidant, vous pensez plus aux activités moins passionnantes, elles vous reviennent donc sans cesse en tête et vous donnent l’impression de prendre tout votre temps. Il faut donc se prévoir suffisamment de temps pour les réaliser, et les prioriser, pour pouvoir ensuite passer à une activité plus plaisante et leur accorder plus de temps !