Après avoir exposé la philosophie et les grands principes du Hoshin Kanri, je vous propose deux outils pour bien l’exploiter. La matrice en X est un outil qui relie chacun des projets ou des activités aux objectifs et à la vision. Il sert à garder le focus et choisir les bons leviers pour atteindre les résultats.
Le catchball s’assure du partage des objectifs à tous les niveaux. C’est une démarche participative qui accompagne la construction de la matrice en X. Elle assure l’alignement des équipes, la priorisation des activités, l’intégration et la compréhension des cibles et mobilise ainsi tout le monde autour de l’objectif.
La matrice en X : relier les projets aux objectifs
Voici le schéma de la matrice en X, ainsi que son contenu :La matrice en X est simple à construire. Vous commencez par le bas, en inscrivant votre vision : il s’agit du niveau 1 de la planification. Puis, indiquez ce que vous visez à plus court terme, ce qui correspond au niveau 2, 3 ou 4 selon votre position dans l’organisation. Enfin, déclinez chacun des objectifs en projets ou actions, ce qui vous place au niveau 4 ou 5 de la planification. La démarche consiste à commencer par la vision stratégique, passer par des niveaux tactiques pour aboutir aux aspects opérationnels.
La partie la plus difficile consiste à définir la vision et à choisir les bons objectifs et projets. Nous avons tendance à toujours vouloir en faire trop. Si la vision se doit d’être ambitieuse, les objectifs et les projets doivent être réalistes.
Après votre premier exercice de planification, vous aurez à désélectionner des objectifs. En effet, chacun va avoir besoin de plusieurs projets pour être atteint et vos ressources sont limitées. C’est la partie la plus difficile de la démarche Hoshin Kanri. Vous devez vous choisir trois à cinq objectifs maximum et les définir de façon SMART.
La vision et les objectifs font partie de votre stratégie. Ils vous indiquent où vous voulez vous rendre : c’est le Pourquoi. Les projets sont les actions tactiques et véritablement le chemin que vous allez empruntez pour vous y rendre : il s’agit du Comment. Enfin les plans d’actions qui en découlent, avec leur échéanciers et livrables sont le véhicule : le Quoi.
Catchball : des objectifs participatifs
Un des moyens de choisir les bons objectifs, puis les bons projets, c’est de faire participer vos équipes. Ainsi, le Hoshin Kanri repose sur des échanges fréquents entre les différents niveaux de l’organisation.
Le diagramme ci-dessous représente bien la dynamique à mettre en place.
La haute gestion définit sa vision, la partage avec ses équipes, en incluant ce qu’elle souhaite mettre en place pour y arriver. L’équipe s’approprie l’information, puis bâtit à son tour sa cible et son plan d’action. Puis, elle effectue des rétroactions aux niveaux de gestion supérieurs afin de négocier et prioriser les activités. L’idée est bien entendu de faire le tout de façon dynamique. Le lancement initial est un peu plus demandant. Mais une fois la mécanique en place, le tout peut s’ajuster tous les trois mois, pour s’adapter aux réalités fluctuantes du marché dans lequel l’entreprise évolue.