En excellence opérationnelle, nous visons l’atteinte du six sigma, soit 99.99966% de qualité. Mais cet objectif de perfection s’applique uniquement à la qualité de certains produits et services. Nous oublions trop souvent que pour que pour un projet, nous devons réduire nos attentes de qualité, au risque de dépasser le budget et le délai.
C’est pourquoi la loi de Pareto s’applique bien à la gestion de projet. Elle peut contribuer à réduire ses coûts de projets.
Trouver la meilleure solution
Dans un projet, l’équipe cherche la meilleure solution. Elle commence en général par rassembler les besoins et cherche les différentes options pour répondre au plus grand nombre de ces besoins.
Il faut de plus rappeler aux différentes parties prenantes qu’elles évoluent dans un environnement complexe et qu’elles ne peuvent pas tout avoir. Pour les satisfaire, il faut leur proposer des solutions. L’agilité et l’excellence opérationnelle viennent toutes deux aider les projets à offrir des solutions moins coûteuses.
Malheureusement, il existe rarement une solution qui répond à tous les besoins dans toutes les situations. Cette solution, si elle existe, est souvent extrêmement complexe et coûteuse. C’est ce qu’illustre le principe de Pareto. 20% des efforts vont produire 80% du résultat. Pour obtenir le 20% restants du résultat, il faudra mettre 80% d’efforts.
Si 100% du résultat est obtenu avec 100% d’efforts, il est bien plus efficace de s’arrêter à temps et de produire le maximum de résultats pour le minimum d’efforts.
Ou trouver une solution adéquate
L’agilité propose de fournir une première solution qui répond à un nombre restreint de besoins et de situations. Une fois que cette première solution est en place et fonctionne. S’il reste du budget, l’équipe va raffiner la solution pour répondre à d’autres situations ou d’autres besoins.
L’idée est d’opérationnaliser rapidement une solution imparfaite au lieu d’attendre la solution idéale.
L’excellence opérationnelle vise à réduire les exceptions dans les processus, la standardisation est l’une des pierres angulaires de l’excellence opérationnelle. Avant de lancer un projet (ou en parallèle), elle va se pencher sur les 20% de situations qui génèrent 80% des problèmes ou des enjeux pour le projet. En questionnant les processus, en standardisant les façons de faire, elle va réduire la diversité si couteuse.
Quand dans un projet, l’équipe commence à travailler sur des cas particuliers, des « et si… », il est grand temps de réduire la portée, passer en mode agile ou demander à des experts en excellence opérationnelle de simplifier le processus existant.